1. Identificación del responsable y alcance

VA PA ESA COL S.A.S., identificada con NIT 901.474.035-1, con domicilio principal en Barranquilla, Atlántico, Colombia, en adelante “Vapaesa”, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de su aplicación móvil, sitio web, formularios, WhatsApp, correo electrónico, canales de soporte, canales de PQRS y demás medios oficiales habilitados.

Vapaesa opera una plataforma cerrada y autenticada que permite conectar usuarios/clientes con aliados/colaboradores independientes y proveedores, con el fin de solicitar, gestionar, asignar y hacer seguimiento a servicios publicados en la plataforma.

Esta Política aplica a usuarios/clientes, aliados/colaboradores independientes, proveedores, comercios aliados, contactos de soporte, titulares de PQRS y cualquier persona natural cuyos datos sean tratados por Vapaesa en el desarrollo de su plataforma y canales oficiales.

2. Marco legal aplicable

El tratamiento de datos personales realizado por Vapaesa se rige por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas colombianas aplicables en materia de protección de datos personales, comercio electrónico, protección al consumidor, comunicaciones y seguridad de la información.

Cuando se realicen comunicaciones comerciales, promocionales o de cobranza, Vapaesa tendrá en cuenta las reglas aplicables sobre canales, horarios, frecuencia y autorización del titular, incluyendo la Ley 2300 de 2023 cuando resulte aplicable.

Para efectos de publicación en tiendas móviles, Vapaesa procurará que esta Política sea coherente con las declaraciones de privacidad, permisos y seguridad de datos realizadas ante Google Play, App Store u otras plataformas de distribución.

3. Definiciones

Término	Definición
Dato personal	Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible	Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o riesgo, como datos biométricos, datos de salud, datos de menores o información especialmente protegida.
Titular	Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento	Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión o anonimización.
Responsable	VA PA ESA COL S.A.S., quien decide sobre las finalidades y medios del tratamiento.
Encargado	Tercero que trata datos personales por cuenta de Vapaesa, siguiendo sus instrucciones.
Autorización	Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
Usuario/cliente	Persona que se registra y solicita servicios a través de la plataforma.
Aliado/colaborador independiente	Persona natural o jurídica que usa la plataforma para aceptar y prestar servicios publicados por Vapaesa de manera independiente.
Proveedor/comercio aliado	Persona natural o jurídica que ofrece productos o servicios a través de la plataforma o que se vincula a la operación de Vapaesa.

 

4. Principios aplicables al tratamiento

Vapaesa tratará los datos personales bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada.

Vapaesa recolectará únicamente los datos razonablemente necesarios para operar la plataforma, validar identidades, gestionar servicios, brindar soporte, enviar comunicaciones operativas, prevenir fraude y cumplir obligaciones legales o contractuales.

5. Autorización y aceptación de la Política

La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse mediante registro en la app, aceptación de casillas o botones de consentimiento, aceptación de permisos del dispositivo, formularios físicos o digitales, mensajes, comunicaciones por WhatsApp, correo electrónico, aceptación de términos en la plataforma, firma electrónica, registros de actividad o cualquier otro mecanismo que permita consulta posterior.

Antes de generar un servicio, la plataforma podrá mostrar un popup o ventana emergente con los Términos y Condiciones aplicables al servicio. Si el usuario desea crear el servicio, deberá aceptarlos de forma previa. Dicha aceptación podrá quedar registrada con fecha, hora, usuario, versión aceptada, servicio solicitado y demás datos técnicos razonables para demostrar la autorización y aceptación.

Vapaesa conservará prueba de las autorizaciones otorgadas, incluyendo aceptación de esta Política, aceptación de Términos y Condiciones, aceptación de permisos de ubicación para aliados/colaboradores, autorización para notificaciones push y demás consentimientos aplicables.

6. Datos personales que trata Vapaesa

Categoría	Datos que pueden tratarse	Finalidad principal
Datos de cuenta	Nombre, número de identificación, correo electrónico, teléfono, ciudad, dirección, rol dentro de la plataforma, credenciales y estado de la cuenta.	Crear y administrar la cuenta, autenticar usuarios, operar servicios y prevenir fraude.
Datos de usuarios/clientes	Datos de contacto, direcciones de origen y destino ingresadas para el servicio, historial de pedidos, solicitudes, calificaciones, PQRS y comunicaciones.	Gestionar servicios solicitados, soporte, trazabilidad y comunicaciones operativas.
Datos de aliados/colaboradores	Identificación, teléfono, correo, ciudad, documentos de validación, datos del vehículo cuando aplique, licencia, estado de disponibilidad, historial de servicios y validaciones permitidas por la ley.	Registro, validación, seguridad, asignación de servicios, control de calidad y prevención de fraude.
Datos de proveedores/comercios	Identificación, datos comerciales, contacto, productos o servicios ofrecidos, información de pago y soporte.	Vinculación comercial, gestión de pedidos, soporte y pagos.
Datos de servicio	Tipo de servicio, origen, destino, fechas, horas, estados del servicio, aliado asignado, valores, medio de pago, observaciones, novedades y soportes.	Crear, asignar, ejecutar y hacer seguimiento al servicio.
Datos de ubicación	Ubicación aproximada o precisa de aliados/colaboradores cuando activan disponibilidad o se encuentran en servicio. Los usuarios/clientes solo aportan las ubicaciones o direcciones que ingresan como origen o destino.	Ubicar al aliado/colaborador cercano, asignar servicios, hacer seguimiento operativo y prevenir fraude.
Datos técnicos	IP, identificadores de dispositivo, sistema operativo, versión de app, logs, tokens de notificación push, métricas de rendimiento y eventos técnicos.	Seguridad, autenticación, funcionamiento de la app, notificaciones, soporte y mejora técnica.
Datos de comunicaciones	Mensajes de soporte, PQRS, conversaciones por WhatsApp/correo, respuestas, solicitudes y evidencias relacionadas con el servicio.	Atención al cliente, trazabilidad, solución de reclamos y defensa de derechos.
Datos de pago	Medio de pago seleccionado, comprobantes, estado de pago, datos mínimos de transacción y referencias de operación. Vapaesa no debe almacenar datos completos de tarjetas o credenciales financieras sensibles cuando el pago se procese por terceros.	Procesar pagos, reembolsos, conciliaciones, soporte y cumplimiento contable.

 

7. Datos que Vapaesa no trata en la app

Conforme al funcionamiento informado, la aplicación de Vapaesa no usa cámara ni solicita acceso a cámara o fotos para su operación ordinaria. Por tanto, esta Política no contempla recolección de imágenes mediante cámara dentro de la app, salvo que Vapaesa implemente una funcionalidad futura y actualice previamente esta Política y los permisos correspondientes.

Vapaesa no vende datos personales, no realiza seguimiento publicitario dentro de la app y no utiliza los datos personales para publicidad comportamental no autorizada.

8. Ubicación de aliados/colaboradores

La ubicación se utiliza únicamente respecto de aliados/colaboradores independientes que activan las funciones correspondientes de la plataforma, con el fin de enviar su ubicación al backend de Vapaesa, calcular cercanía y permitir que, cuando un usuario solicite un servicio en una zona determinada, la plataforma pueda identificar o asignar aliados/colaboradores cercanos según disponibilidad.

La ubicación del aliado/colaborador podrá ser aproximada o precisa, dependiendo del permiso otorgado, del dispositivo y de la configuración del sistema operativo. Podrá tratarse mientras el aliado/colaborador se encuentre activo, disponible para asignación, asignado a un servicio o ejecutando un servicio.

La ubicación de aliados/colaboradores podrá ser utilizada para asignación de servicios, seguimiento operativo, seguridad, soporte, atención de PQRS, prevención de fraude, solución de disputas, auditoría de servicios y mejora de la plataforma.

Los usuarios/clientes no son rastreados en tiempo real para asignación. El usuario/cliente ingresa o selecciona direcciones o ubicaciones de origen y destino para que la plataforma pueda gestionar el servicio solicitado.

El aliado/colaborador podrá desactivar su disponibilidad o los permisos de ubicación desde la app o desde el sistema operativo, entendiendo que, sin ubicación activa, ciertas funciones de asignación, disponibilidad o ejecución de servicios pueden no operar correctamente.

9. Notificaciones push y comunicaciones operativas

Vapaesa podrá enviar notificaciones push al usuario/cliente y al aliado/colaborador para informar eventos operativos relacionados con el servicio, tales como creación de solicitud, asignación, aceptación, cambio de estado, aliado en camino, servicio completado, novedades, soporte o actualizaciones operativas necesarias.

En particular, el usuario podrá recibir notificaciones push cuando el aliado/colaborador marque que va en camino o cuando el servicio sea completado, así como otros eventos necesarios para la trazabilidad y seguridad del servicio.

El titular podrá gestionar los permisos de notificaciones desde la configuración del dispositivo. La desactivación de notificaciones puede limitar la recepción oportuna de avisos sobre estados del servicio.

10. Canales de comunicación: WhatsApp y correo electrónico

Los canales oficiales de comunicación de Vapaesa son WhatsApp y correo electrónico, sin perjuicio de otros canales que Vapaesa pueda habilitar e informar oficialmente.

Vapaesa podrá contactar a los titulares mediante WhatsApp o correo electrónico para finalidades operativas, de seguridad, soporte, verificación, gestión de servicios, PQRS, pagos, novedades, actualizaciones contractuales o cumplimiento legal.

Las comunicaciones comerciales, promocionales o de cobranza, cuando existan, se realizarán conforme a la autorización otorgada por el titular y respetando las normas aplicables sobre canales, horarios, frecuencia y derecho a la intimidad. El titular podrá solicitar la supresión o exclusión de comunicaciones comerciales no necesarias para la operación del servicio.

11. Datos sensibles y datos de especial protección

Vapaesa podrá tratar datos sensibles únicamente cuando sean estrictamente necesarios, proporcionales y autorizados expresamente por el titular, o cuando exista una excepción legal que permita su tratamiento.

Dentro de la operación de Vapaesa pueden existir datos de especial protección relacionados con validación de identidad, antecedentes o verificaciones permitidas por la ley respecto de aliados/colaboradores, datos de ubicación precisa de aliados/colaboradores, documentos de identidad y, eventualmente, información relacionada con diligencias especiales solicitadas por usuarios.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo que dichos datos sean indispensables para acceder a una funcionalidad específica, validar requisitos de seguridad, ejecutar una solicitud particular o cumplir una obligación legal.

Vapaesa no usará datos sensibles para venta, publicidad comportamental, perfilamiento comercial no autorizado ni fines incompatibles con esta Política.

12. Diligencias relacionadas con medicamentos, documentos médicos u otros documentos especiales

Cuando la plataforma permita solicitar diligencias relacionadas con medicamentos, órdenes, documentos médicos, exámenes, fórmulas u otros documentos especiales, Vapaesa tratará la información únicamente en la medida necesaria para gestionar la diligencia solicitada por el usuario.

Vapaesa no presta servicios médicos, no interpreta documentos clínicos, no formula medicamentos, no recomienda tratamientos, no reemplaza a profesionales de salud y no toma decisiones relacionadas con la salud del titular.

El usuario será responsable de suministrar la autorización, fórmula, documento, soporte, instrucción o requisito exigido por la entidad correspondiente, y de evitar compartir información médica innecesaria o no requerida para la diligencia.

13. Finalidades del tratamiento

Finalidad	Descripción
Operación de la plataforma	Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios, publicar servicios, gestionar solicitudes, asignar aliados/colaboradores, registrar estados, enviar notificaciones y brindar trazabilidad.
Asignación logística	Identificar aliados/colaboradores cercanos a partir de su ubicación activa y disponibilidad para mejorar tiempos de respuesta y cobertura.
Seguridad y prevención de fraude	Validar identidad, verificar documentos, detectar usos indebidos, prevenir suplantación, hurto, fraude o riesgos para usuarios, aliados, proveedores o terceros.
Soporte y PQRS	Atender consultas, quejas, reclamos, solicitudes, novedades, devoluciones, disputas, reportes y seguimiento de casos.
Pagos y conciliación	Procesar pagos, reembolsos, comprobantes, conciliaciones, cobros, facturación o soportes contables cuando aplique.
Comunicaciones operativas	Enviar mensajes por app, push, WhatsApp o correo sobre estados del servicio, seguridad, soporte, novedades, términos, privacidad o actualizaciones operativas.
Cumplimiento legal	Atender autoridades, requerimientos legales, fiscales, contables, judiciales, administrativos o de protección al consumidor.
Mejora de producto	Analizar métricas, rendimiento, errores, calidad, disponibilidad y experiencia de usuario, procurando usar datos anonimizados o agregados cuando sea posible.

 

14. Carácter obligatorio de ciertos datos

Para utilizar la app es necesario crear una cuenta o iniciar sesión. El suministro de datos de cuenta, contacto y autenticación es necesario para vincular pedidos, responsabilidades, historial, pagos, seguridad y soporte a una identidad identificable.

Para aliados/colaboradores, ciertos datos de ubicación y validación pueden ser necesarios para activar disponibilidad, recibir asignaciones, prestar servicios o mantener la seguridad de la plataforma.

Si el titular no suministra la información necesaria o revoca permisos indispensables, Vapaesa podrá no estar en capacidad de crear la cuenta, activar el perfil, asignar servicios, enviar notificaciones, validar identidad, gestionar pagos o permitir el uso de determinadas funcionalidades.

15. Encargados, transmisiones, transferencias y terceros tecnológicos

Vapaesa podrá compartir datos personales con encargados y proveedores tecnológicos necesarios para operar la plataforma, siempre bajo instrucciones, acuerdos de confidencialidad, contratos de transmisión o medidas equivalentes de seguridad.

Estos terceros pueden incluir proveedores de hosting, infraestructura, bases de datos, CDN, correo transaccional, WhatsApp o mensajería, notificaciones push, mapas, geocodificación, pasarelas de pago, analítica técnica, soporte, seguridad, autenticación y servicios relacionados con el funcionamiento de la app.

Cuando dichos proveedores se encuentren ubicados fuera de Colombia, Vapaesa podrá realizar transmisiones o transferencias internacionales conforme a la normativa aplicable, adoptando medidas contractuales, técnicas y organizativas razonables para proteger la información.

Vapaesa también podrá compartir información con autoridades competentes cuando exista obligación legal, requerimiento válido, orden administrativa o judicial, o cuando sea necesario para proteger derechos, seguridad, prevenir fraude o atender reclamaciones.

16. Conservación de datos

Tipo de dato	Criterio de conservación
Datos de cuenta	Mientras la cuenta esté activa y posteriormente durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, de seguridad, prevención de fraude o defensa ante reclamaciones.
Historial de servicios	Durante el tiempo necesario para soporte, trazabilidad, auditoría, facturación, PQRS, disputas, garantías, reclamaciones y defensa de derechos.
Ubicación de aliados/colaboradores	Solo durante el tiempo necesario para asignación, operación, trazabilidad, seguridad, auditoría, soporte y atención de reclamaciones. Posteriormente podrá eliminarse, anonimizarse o conservarse de forma agregada cuando sea posible.
Documentos de aliados/colaboradores	Mientras el aliado/colaborador mantenga relación con la plataforma y posteriormente durante los términos necesarios para seguridad, cumplimiento, reclamaciones, auditoría o defensa legal.
Comunicaciones y PQRS	Durante el tiempo necesario para atender la solicitud, mantener trazabilidad, cumplir términos legales, prevenir fraude y defender derechos.
Datos de pago	Durante el tiempo necesario para conciliación, soporte, reembolsos, obligaciones contables, tributarias, auditorías y defensa frente a reclamaciones.

 

17. Eliminación de cuenta

El titular puede solicitar la eliminación de su cuenta en cualquier momento desde la aplicación, ingresando al perfil del usuario y seleccionando el botón “Eliminar cuenta” ubicado al final de dicha sección, o mediante los canales oficiales de WhatsApp o correo electrónico habilitados por Vapaesa.

La eliminación de la cuenta implicará la desactivación del acceso y la supresión, anonimización o bloqueo de los datos que no deban conservarse por obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales, de seguridad, prevención de fraude, soporte, servicios en curso, pagos pendientes, PQRS, disputas, reclamaciones o defensa judicial.

Si existen servicios activos, pagos pendientes, investigaciones por fraude, reclamaciones abiertas o requerimientos legales, Vapaesa podrá conservar la información estrictamente necesaria hasta que dichas situaciones sean resueltas.

Vapaesa procurará que el proceso de eliminación de cuenta sea claro y accesible dentro de la app, y mantendrá un canal externo para solicitudes de eliminación a través del correo oficial o página web, en cumplimiento de las políticas aplicables de tiendas móviles.

18. Derechos de los titulares

Los titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar la autorización, solicitar prueba de la autorización, ser informados sobre el uso dado a sus datos, presentar consultas o reclamos y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que sus derechos han sido vulnerados.

Para proteger la información, Vapaesa podrá solicitar validación de identidad antes de responder consultas, reclamos, solicitudes de supresión, eliminación de cuenta o entrega de información.

19. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través del correo electrónico de privacidad publicado por Vapaesa, el canal de WhatsApp oficial, el formulario de contacto o PQRS disponible en el sitio web, o cualquier otro canal que Vapaesa informe oficialmente.

La solicitud deberá incluir identificación del titular, descripción clara de la solicitud, datos de contacto y, cuando sea necesario, soportes que permitan validar la identidad o la representación del solicitante.

Vapaesa responderá consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. Cuando no sea posible responder dentro del término inicial por razones justificadas, Vapaesa informará la causa de la demora y la fecha estimada de respuesta conforme a la ley.

20. Seguridad de la información

Vapaesa adoptará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales. Estas medidas pueden incluir control de accesos, autenticación, cifrado en tránsito, gestión de permisos, registros de auditoría, mínimo privilegio, copias de seguridad, monitoreo, revisión de proveedores y medidas de seguridad en infraestructura.

Ningún sistema es completamente infalible. Sin embargo, Vapaesa implementará medidas razonables para reducir riesgos de acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación, uso indebido o destrucción de datos personales.

En caso de incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales, Vapaesa adoptará medidas de contención, investigación, mitigación y notificación a titulares o autoridades competentes cuando legalmente corresponda.

21. Menores de edad

La plataforma de Vapaesa está dirigida a mayores de edad. Vapaesa no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad sin autorización de su representante legal.

Si Vapaesa identifica que ha tratado datos de un menor sin autorización válida, adoptará medidas razonables para eliminar, bloquear o corregir dicha información, salvo que exista una obligación legal de conservación o una finalidad legítima relacionada con la protección del menor.

Cuando excepcionalmente se traten datos de menores, Vapaesa respetará el interés superior del menor y los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes.

22. Registro Nacional de Bases de Datos

Vapaesa evaluará periódicamente si, por su tamaño, activos, naturaleza jurídica, volumen de datos o condiciones normativas aplicables, está obligada a registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, y cumplirá dicha obligación cuando resulte aplicable.

23. Relación con los Términos y Condiciones

Esta Política hace parte integral de los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma Vapaesa. La aceptación de los Términos y Condiciones, de los popups previos a la creación del servicio y de los permisos de la app podrá implicar autorización para los tratamientos necesarios, siempre que se informe adecuadamente al titular y se respeten sus derechos legales.

En caso de contradicción entre esta Política y otros documentos de Vapaesa, prevalecerá la disposición que otorgue mayor protección al titular de los datos personales, salvo que exista una norma legal específica aplicable.

24. Cambios a esta Política

Vapaesa podrá actualizar esta Política para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos, de seguridad, de servicios o de la plataforma. La fecha de última actualización será publicada al inicio del documento.

Cuando los cambios sean materiales o impliquen nuevas finalidades, nuevos datos sensibles, nuevas formas de tratamiento o cambios relevantes en los derechos de los titulares, Vapaesa podrá informar por la app, correo electrónico, WhatsApp, sitio web u otros canales disponibles, y solicitar nueva aceptación cuando sea legalmente necesario.

25. Autoridad de protección de datos

Si el titular considera que Vapaesa ha vulnerado sus derechos en materia de protección de datos personales, podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad colombiana en materia de protección de datos personales, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Vapaesa cuando la ley así lo exija.

26. Checklist antes de publicación

Punto	Estado recomendado antes de publicar
Correo oficial de privacidad	Crear o confirmar privacidad@vapaesa.com.co u otro correo definitivo.
Canal WhatsApp	Publicar únicamente el número oficial y mantener evidencia de atención.
Eliminación de cuenta	Verificar que el botón “Eliminar cuenta” esté visible en Perfil y que exista canal web/correo externo.
Permisos de app	Declarar solo los permisos usados: ubicación de aliados/colaboradores y notificaciones push. No declarar cámara si no se usa.
Play Store / App Store	Alinear esta Política con Data Safety, App Privacy y permisos reales del aplicativo.
Términos y popup	Conservar registro de aceptación del popup antes de generar servicio.
Datos sensibles	Validar jurídicamente antecedentes/verificaciones de aliados y cualquier trámite con medicamentos o documentos médicos.
RNBD	Validar si Vapaesa debe registrar bases de datos ante la SIC según condiciones vigentes.
Revisión legal final	Enviar a abogado colombiano antes de publicación definitiva.

 

27. Referencias normativas y criterios usados

Ley 1581 de 2012: régimen general de protección de datos personales en Colombia, derechos de titulares, principios y tratamiento de datos sensibles.

Decreto 1074 de 2015: decreto único del sector comercio, industria y turismo, que compila normas reglamentarias aplicables, incluyendo materias relacionadas con protección de datos personales.

Ley 2300 de 2023: reglas sobre contacto a consumidores, canales, horarios y periodicidad para comunicaciones de cobranza cuando resulte aplicable.

Política de Datos de Usuario de Google Play: para apps que permiten crear cuenta, debe existir opción visible para solicitar eliminación de cuenta dentro de la app y fuera de la app.

Certificado de existencia y representación legal de VA PA ESA COL S.A.S. suministrado por el usuario, usado únicamente para identificar razón social, NIT, domicilio, dirección y objeto social.